Comment et quand rédiger une invitation à un salon professionnel ?
Il est important d’appuyer votre proximité en mentionnant le prénom et le nom de votre invité dès le début du courrier. Soyez concis : rappelez la dénomination de votre entreprise et vos informations de contact. Précisez la spécificité du salon et surtout, expliquez en quoi la présence de votre interlocuteur sera bénéfique. Vous devez éveiller sa curiosité pour qu’il s’intéresse à votre événement d’affaires. Pour cela, captez son attention dans l’objet, avec des mots-clés accrocheurs. Indiquez la date du salon et les horaires, ainsi que le lieu et l’emplacement de votre stand d’exposition. Il ne pourra pas résister à l’envie de venir vous rencontrer si vous signalez tout cadeau, offre promotionnelle ou jeu-concours. Enfin, incluez un élément d’urgence tel qu’un nombre de places limitées ou une date butoir afin de l’inciter à confirmer rapidement sa présence.
Expédiez votre lettre d’invitation suffisamment à l’avance. Pour les clients locaux, 6 semaines avant l’événement est une bonne moyenne. S’agissant du public international, vous avez jusqu’à 2 mois pour l’envoyer. Cela leur laisse suffisamment de temps pour s’organiser. Dans le cas où vous attendez toujours une réponse 1 semaine après l’envoi de votre courrier, n’hésitez pas à relancer la personne que vous invitez, par mail ou par téléphone. Montrez-vous chaleureux et évitez de tenir un discours trop vendeur. L’objectif est d’établir une relation de confiance et de confirmer sa présence.
Exemple de lettre d’invitation à un salon professionnel
Nom, prénom
Adresse
Téléphone
Email
Nom de la personne à inviter
Adresse
Code postal – Ville
A [votre ville], Date
Objet : invitation au salon …
Cher(e) … (prénom et nom),
C’est un réel privilège de vous compter parmi nos fidèles clients depuis … ans. Nous avons alors l’honneur de vous inviter à nous rejoindre sur notre stand n°… durant le salon … qui se tiendra du ../.. au ../../…. à … (ville).
Ce salon professionnel (nom du salon) est l’un des événements de référence du secteur de … (préciser le domaine d’activité) et vous découvrirez toutes les révolutions du marché. À cette occasion, nous vous montrerons notre dernière innovation … (à détailler) qui sortira à la fin de l’année.
Pour vous remercier de votre si précieuse confiance, notre équipe se fera un plaisir de vous offrir un cadeau d’une valeur de … euros.
OU
À cet effet, nous organiserons un jeu-concours qui vous permettra de gagner … (votre produit ou service).
Les places étant limitées, veuillez confirmer votre présence avant le ../.. afin que nous vous fassions parvenir votre badge d’accès gratuit.
Pour davantage de renseignements, n’hésitez pas à consulter notre site web, notamment la page www.votresite.com/informations-sur-le-salon-professionnel. Par ailleurs, Madame / Monsieur … (nom du responsable) se tient également à votre disposition au … (numéro de téléphone) ou par courriel à cette adresse … .
Nous serions ravis de vous voir.
Signature
Fonction/titre professionnel
Télécharger le modèle de lettre au format Word
Modifier la lettre en ligne, à télécharger au format Word ou PDF
Conseils
Afin de donner une touche solennelle à l’invitation, il convient de la rédiger sur un support cartonné comme pour un faire-part. Cette attention donne une impression beaucoup plus personnelle et son destinataire l’appréciera davantage. Quel que soit le support choisi, notre exemple doit être adapté en fonction des codes de votre entreprise de sorte que l’invitation soit en accord avec votre image de marque.
Inviter vos clients et prospects à un salon professionnel profite largement à votre renommé, mais vous garantit aussi du trafic sur votre stand. C’est pourquoi il est important de n’oublier personne et d’envoyer un maximum d’invitations !