Comment et quand rédiger une lettre d’invitation à une réunion ?
Vous organisez une réunion et vous souhaiteriez inviter des gens à y assister ? Que vous soyez président d’une association ou qu’il s’agisse d’une réunion de travail, vous devez prévoir un délai de quinze jours à un mois avant la date pour en informer vos invités. Indiquez le thème donné à la réunion ou l’action à mener. Les convives apprécieront que le programme de la réunion soit joint à la lettre. De même, accompagnez votre lettre d’invitation d’un plan d’accès. S’il y a lieu, pensez à bien préciser l’étage et le numéro de la porte. Ainsi, vos invités ne perdront pas de temps à chercher vainement le lieu et arriveront détendus.
Exemple de lettre d’invitation à une réunion
Nom, prénom
Adresse
Téléphone
Email
Nom de la personne à inviter
Adresse
Code postal – Ville
A [votre ville], Date
Objet : invitation à une réunion
Madame / Monsieur / Cher(e) adhérent(e),
Nous avons l’honneur de vous informer de la tenue d’une réunion extraordinaire / d’information / de la réunion annuelle de notre association.
Elle se déroulera en date du … à … heures au sein de nos locaux situés à l’adresse ….
Cette rencontre sera l’occasion d’aborder … (spécifier le thème de la réunion). Vous trouverez en pièces jointes le programme afin que vous ayez un aperçu des points essentiels à débattre.
Dans un souci d’organisation, nous vous remercions de bien vouloir nous retourner le formulaire d’inscription avant le …. Dans le cas où vous désirez évoquer d’autres sujets, n’hésitez pas à nous en faire part par courrier ou en contactant directement Monsieur / Madame … / notre secrétariat au numéro de téléphone ….
Suite à cette assemblée, un compte-rendu sera transmis à tous les adhérents.
En espérant vous compter parmi les membres présents, nous vous prions de croire, Madame / Monsieur / Cher(e) adhérent(e), en l’assurance de nos salutations les plus cordiales.
Signature
Conseils
Ce type de lettre d’invitation peut parfaitement s’adapter à une réunion de travail. Elle s’adresse aussi bien à des employés que des clients, des associés ou encore des fournisseurs. Dans le cadre d’une réunion associative, référez-vous aux statuts de votre association. En effet, les modalités de publicité des réunions peuvent y figurer. Il peut alors arriver que vous soyez dans l’obligation de faire paraître une annonce dans un journal.