Comment et quand rédiger une invitation professionnelle ?
Un congrès, une conférence ou un séminaire d’entreprise sont autant d’occasions de se retrouver entre collègues et de ressouder les équipes. Pour que l’événement se déroule dans les conditions optimales, il convient avant tout de transmettre une invitation à chacun des professionnels qui pourrait être intéressé par le thème de l’événement. La rédaction de ce type de lettre doit être particulièrement soignée. Vous indiquerez le lieu, la date et l’heure de la manifestation tout en restant concis. Vous pouvez en outre faire figurer le programme afin que les convives sachent ce qui les attend. Envoyez votre lettre d’invitation sans attendre, afin que les personnes puissent organiser leur agenda.
Exemple de lettre d’invitation professionnelle
Nom, prénom
Adresse
Téléphone
Email
Nom de la personne à inviter
Adresse
Code postal – Ville
A [votre ville], Date
Objet : invitation professionnelle
Chers partenaires / Chers collègues,
La Société … a le plaisir d’annoncer la prochaine tenue de … qui se déroulera du … au … à … (date et lieu de l’événement).
Ce congrès / Cette conférence / Ce séminaire a pour but de …. Ainsi, les professionnels du secteurs auront l’opportunité de se rencontrer et de partager leurs expériences. Seront abordés les sujets suivants :
- …
- …
- …
Vous remarquerez à partir du programme en pièces jointes que nous sommes parvenus à rallier des intervenants de renom.
A l’issue de la dernière journée, vous serez convié à participer à une table ronde de libre échange. Enfin, un dîner spectacle vous sera offert.
Merci de bien vouloir vous inscrire en nous retournant le coupon-réponse ci-joint avant la date du …. Pour plus de renseignements, veuillez consulter les documents en annexe.
Espérant vivement vous compter parmi nous, nous vous prions d’agréer, chers partenaires / chers collègues, l’expression de nos salutations les plus cordiales.
(Indiquez votre nom, votre prénom et votre fonction)
Signature
Conseils
Il est recommandé d’accompagner votre lettre d’invitation professionnelle d’un plan d’accès. N’hésitez pas à mettre en place des animations en lien avec le domaine. Les invités pourront ainsi se détendre entre collègues et l’atmosphère sera des plus conviviales.