Comment et quand rédiger une invitation officielle ?
Vous organisez un événement particulier ? Qu’il s’agisse d’un mariage, d’un baptême, d’une manifestation sportive ou de toute autre cérémonie, vous devez envoyer des invitations formelles, au style soutenu mais jovial. En effet, il est toujours très agréable de recevoir une telle invitation et les convives doivent ressentir l’atmosphère festive et conviviale dès la lecture de la lettre. Ainsi, vous leur donnerez envie d’assister à la réception. Dans le même temps, il convient de communiquer les informations pratiques. Indiquez le lieu, la date et l’heure et éventuellement les modalités d’inscription. Pensez à donner un délai pour confirmer la présence. Vous pouvez enfin joindre un plan d’accès.
Exemple de lettre d’invitation officielle
Nom, prénom
Adresse
Téléphone
Email
Nom de la personne à inviter
Adresse
Code postal – Ville
A [votre ville], Date
Objet : invitation officielle
Monsieur … / Madame … / Cher Ami(e),
J’ai l’immense honneur de vous convier à … (intitulé de l’événement) qui se déroulera le … à … (date et lieu de l’événement).
C’est un privilège pour moi / la Fédération / l’association … de vous accueillir et de contribuer au développement de … (préciser l’objectif de la manifestation). Pour cette occasion, n’hésitez pas à venir accompagner.
Nous comptons sur votre présence à partir de … heures. Tout au long de la journée vous seront proposer petits fours et boissons rafraîchissantes, afin de favoriser les échanges et la bonne humeur.
Je vous remercie de me confirmer votre présence par le biais du coupon-réponse ci-joint avant le … et d’y indiquer le nom de la ou des personnes qui souhaitent assister à la cérémonie.
Dans l’attente de vous voir, je vous prie d’accepter, Monsieur … / Madame … / Cher Ami(e), l’expression de ma profonde considération.
Signature
Conseils
En règle générale, les invitations officielles comportent un coupon-réponse. Les personnes conviées à l’événement doivent le renvoyer tel quel après l’avoir complété ou peuvent, à leur convenance, l’accompagner d’un courrier.