Comment et quand rédiger une invitation à un événement ?
Quel que soit l’événement que vous organisez, mariage, baptême, anniversaire, manifestation culturelle ou sportive, vous devez envoyer vos invitations un ou deux mois à l’avance. Les convives pourront ainsi se libérer pour assister à votre manifestation. Dans votre lettre, commencez par nommer le destinataire. Employez un ton formel pour que l’invitation soit officielle. Pensez à joindre le programme afin de donner aux invités un aperçu du déroulement de la journée, et si nécessaire un petit plan d’accès. Accompagnez également votre courrier d’un coupon-réponse sans omettre d’indiquer l’adresse où le renvoyer. Vous pouvez mentionner une adresse mail ainsi qu’un numéro de téléphone.
Exemple de lettre d’invitation à un événement
Nom, prénom
Adresse
Téléphone
Email
Nom de la personne à inviter
Adresse
Code postal – Ville
A [votre ville], Date
Objet : invitation à un événement
Madame …, Monsieur …, (nom et prénom de la personne invitée ou son titre),
C’est avec un immense plaisir que je / la Société / l’association … (intitulé de l’entreprise ou de l’association organisatrice) vous annonce la tenue de … qui aura lieu à … le … (lieu et date de l’événement) à … heures.
Cette année, le thème de l’événement portera sur le thème de … et présentera diverses épreuves (sportives / culturelles), comme …. L’objectif est ainsi de …. Vous trouverez en pièces jointes le programme précis de la journée.
Je vous remercie / Nous vous remercions de bien vouloir me / nous confirmer votre présence avant le ….
Je serais / Nous serions heureux de vous compter parmi nos invités de marque afin de partager ces moments forts avec nous et vous prie / prions d’agréer, Madame / Monsieur …, l’expression de mes : nos respectueuses salutations.
Cordialement,
Signature
Conseils
Lorsque vous rédigez une invitation à l’occasion d’un événement, essayez de rester concis. La lettre doit être claire pour qu’elle soit agréable à lire. La manifestation aura un caractère d’autant plus protocolaire si, pour écrire vos invitations, vous utilisez un papier à entête officiel.