Comment et quand rédiger une invitation à un client pour un déjeuner ?
Commencez par une salutation formelle, puis exprimez sans attendre le but du déjeuner de manière concise. Pensez à indiquer la date, l’heure et le lieu. Parce qu’il est légitime que votre client puisse avoir peur des protocoles voire de s’ennuyer, ôtez-lui ses éventuelles craintes en annonçant une intervention qui se déroulera au cours du repas. Enfin, il est important de demander de confirmer sa présence avant une date limite et de fournir vos coordonnées pour toute question ou clarification supplémentaire.
N’attendez pas le dernier moment pour envoyer votre invitation ! Le plus tôt sera le mieux, un délai de quatre semaines laissant assez de temps pour que votre client puisse s’organiser. C’est l’assurance qu’il arrive à se libérer et honorer votre invitation. D’ailleurs, n’hésitez pas à spécifier l’heure exacte à laquelle le repas prendra fin. Votre client sera ainsi en mesure de planifier ses horaires en conséquence.
Exemple de lettre d’invitation à un client pour un déjeuner
Nom, prénom
Adresse
Téléphone
Email
Nom de la personne à inviter
Adresse
Code postal – Ville
A [votre ville], Date
Objet : invitation à un déjeuner
Madame … / Monsieur … OU Chère Madame … / Cher Monsieur…,
À l’occasion de … (préciser l’événement), … (nom de votre entreprise) a le plaisir de vous convier à un déjeuner formel, mais surtout exquis, qui se tiendra le ../../…. à … heures, à … (adresse complète).
Sont invités à ce repas les partenaires et clients pour partager un moment convivial, dans une ambiance à la fois chic et détendue. Pour animer cette rencontre, nous avons l’honneur de recevoir Monsieur … / Madame …, qui interviendra sur le thème de …. Un spectacle est également au menu. Bien entendu, nous aurons aussi l’opportunité d’échanger ensemble.
Le repas devrait se terminer d’ici … heures, laissant le temps nécessaire pour la socialisation et le réseautage.
En bref, nous avons organisé avec le plus grand soin ce déjeuner qui s’annonce rempli de mets succulents, de discussions délicieuses et d’expériences agréables. C’est pourquoi nous comptons vivement sur votre précieuse présence qui, nous sommes convaincus, rehaussera l’importance de l’événement. Nous attendons votre réponse avec impatience par e-mail, téléphone ou au moyen du coupon ci-joint avant le ../../….. Veuillez indiquer les noms des invités supplémentaires qui vous accompagnent.
Sincèrement,
Signature
Fonction / titre professionnel / coordonnées
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Conseils
L’envoi d’une lettre d’invitation bien formulée donne le ton au déjeuner. Idéalement, elle doit inspirer la sophistication et l’élégance, tout en laissant présager un événement mémorable. Pour que votre courrier ait l’air raffiné, employez un langage courtois et distingué du début à la fin. Choisissez soigneusement vos mots et gardez un ton professionnel.
N’hésitez pas à insister sur la valeur que vous accordez à la présence de votre client, afin qu’il se sente valorisé. Faites figurer tous les détails pertinents qui contribuent à l’atmosphère sélecte, tels que les activités spécifiquement prévues pour l’occasion. Mentionnez également l’objectif du repas, qu’il s’agisse de célébrer un lancement de produit, de renforcer des relations d’affaires ou encore de soutenir une cause. Enfin, notez qu’il est tout à fait possible de faire parvenir cette invitation par mail. Néanmoins, vous êtes certain de marquer le coup avec un carton d’invitation.